Efektivní plánování a provádění inventury

Pravidelná inventura ve Vaší firmě Vám pomůže zjistit aktuální skutečný stav zásob. Při inventarizaci jsou evidovány veškerý hmotný majetek (fyzická inventura), nehmotná oběžná aktiva a pasiva (účetní inventura) a hmotný investiční majetek, tedy vozidla, stroje a provozní vybavení (inventura zařízení).

Minimálně jednou ročně, ve stanovený den, se prostřednictvím inventury ujistíte, že průběžná evidence vstupů a výstupů ve Vašem systému hospodaření se zbožím a účetnictví jsou ve Vašem podniku prováděny a vedeny správně.

Pravidelná inventarizace ve Vašem podniku:

Roční inventura tedy neslouží pouze ke kontrole pro finanční úřad. I pro Vaši firmu představuje inventarizace smysluplný prostředek pro kontrolu interního účetnictví a pro porovnání požadovaného a skutečného stavu.

Finanční úřad předepisuje pro Vaši firmu inventuru tehdy, když je Vaše firma povinna sestavovat bilanci. Ale i pro menší firmy, které nejsou povinny sestavovat bilanci, má smysl dobrovolná inventura pro kontrolu skutečné finanční situace.

Tip odborníka: Při inventarizaci se soustřeďte nejen na zboží ve Vašem skladu. Měl by do ní být zahrnut i drobný majetek, tedy předměty, které se přímo nepodílejí na vytváření hodnot ve Vaší firmě. Jsou tím myšleny například kancelářské potřeby nebo čisticí a úklidové prostředky.

V zásadě je inventura předepsána v různých okamžicích: při založení firmy a při personálních změnách vedení a také pravidelně na konci každého hospodářského roku.

Hospodářský rok se pro většinu firem shoduje s rokem kalendářním, takže rozhodný den pro roční inventarizaci zpravidla spadá na 31. prosince. Často je nemožné provést kompletní inventuru v jeden den. Proto různé druhy inventur umožňují inventarizaci před rozhodným dnem nebo po rozhodném dni (viz druhy inventur).

Inventura k rozhodnému dni je nejběžnějším druhem inventury. Přitom je kompletní inventarizace prováděna v rozvahový den.

Je přípustná časově posunutá inventura s posunem o maximálně deset dní před rozhodný den pro roční uzávěrku nebo po něm. V tomto případě musí být veškeré množstevní a hodnotové změny stavu zásob pomocí dokladů zúčtovány, resp. aktualizovány podle skutečného stavu zásob v rozvahový den.

Pozor: Zde se nejedná o namátkovou inventuru, při které je inventarizace prováděna prostřednictvím reprezentativních namátkových vzorků. O tento druh inventury je nutné oficiálně požádat u finančního úřadu, přičemž tento jej povoluje pouze za určitých předpokladů pro velmi velké firmy.

Při průběžné inventuře evidujete stav zásob pro různé skupiny zboží v různých dnech v průběhu roku. Jednou za rok, ve stanovený rozvahový den, se pak provede fyzická inventura všech skupin zboží, aby se porovnal požadovaný stav a skutečný stav. Abyste šetřili zdroje a čas, můžete zvolit den, kdy jsou zásoby zboží ve skladu nízké.

Toto je časově posunutý druh inventury. Při odložené inventuře lze inventarizaci provádět buď tři měsíce před vlastním rozvahovým dnem nebo dva měsíce po něm. Rozhodující však zůstává skutečný stav k vlastnímu rozhodnému dni pro roční uzávěrku. Tento stav je nutné aktualizovat, resp. zúčtovat podle hodnoty.

Odložená inventura umožňuje větší flexibilitu. Skýtá však i některé nástrahy, protože veškeré změny stavu pro správnou aktualizaci, resp. zúčtování v rámci měsíců musí být přesně zdokumentovány.

Pozor: O tento druh inventury je nutné předem požádat u finančního úřadu.

Den pro inventuru v kancelářských prostorách stanovte nejlépe na období, kdy je provoz méně vytížený.

Totéž platí pro inventarizaci ve skladu. Navíc dbejte na následující: Dobrý okamžik pro fyzickou inventuru nastává tehdy, když je ve skladu nízký stav zásob.

Odložené druhy inventury Vám poskytují trochu flexibility. Nezapomeňte však naplánovat čas navíc pro početní aktualizaci stavu k rozvahovému dni. Čím více dní je mezi dnem inventarizace a rozhodným dnem, tím vyšší je náročnost této operace.

V závislosti na velikosti Vašeho podniku trvá inventarizace několik hodin, den nebo několik dní. V případě pochybností naplánujte raději o trochu více času, abyste se vyvarovali chyb z nerozvážnosti v případě časového tlaku.

Mnoho firem provádí inventuru dokonce mimo regulérní pracovní dobu, aby se zaměstnanci mohli plně a zcela soustředit na inventarizaci.

Zvažte, jestli zvládnete inventuru provést s vlastními zaměstnanci nebo jestli zaměstnáte pomocníky pro inventuru.

I když další pomocníci představují další náklady, v mnoha případech se tento výdaj přesto vyplatí. Zkušení pomocníci pro inventuru provádějí inventarizaci zpravidla plynule a spolehlivě, zatímco vlastní zaměstnanci nejsou zdržováni od práce.

Externí pracovníci kromě toho mají nestranný pohled na situaci ve Vaší firmě, takže mohou snáze odhalit nesrovnalosti. Pokud budou inventarizaci provádět Vaši vlastní zaměstnanci, pošlete příslušného zaměstnance na jiné oddělení, tedy nikoliv do jeho každodenního pracovního prostředí.

Během inventury by zaměstnanci měli pracovat ideálně ve dvoučlenných týmech. Jeden zaměstnanec počítá a druhý zapisuje. Tímto způsobem minimalizujete chyby a inventura probíhá rychleji.

Pokud se rozhodnete zaměstnat inventarizační personál, pak tito pracovníci zpravidla znají pravidla řádného postupu. Vlastním zaměstnancům byste před inventurou měli pravidla v každém případě připomenout.

Při evidenci zboží doporučujeme postupovat zleva doprava a shora dolů. Pokud některý tým dokončí určitou oblast, měla by tato oblast být náležitě označena, aby se zabránilo zdvojení. Inventarizační seznamy by měly být čitelné a vyplněné hůlkovým písmem. Stanovte směrnice pro psaní číslic, aby později nedocházelo k záměnám.