Zpět
Poradce pro oblast Kancelář

Tipy pro výběr vhodného skartovače spisů

Skartovaný materiál, řezací výkon, třída ochrany, bezpečnostní stupeň, záchytný objem… tváří v tvář rozsáhlé nabídce a nejrůznějším funkcím a vlastnostem se při výběru vhodného skartovače spisů můžete rychle dostat do úzkých. Ne pro všechny písemnosti platí stejná pravidla a ochrana dat je dnes v každé firmě zpravidla vysoko na seznamu priorit, a to nejen z důvodu zavedení nového obecného nařízení EU o ochraně osobních údajů (GDPR).

Naštěstí máte nás! Vymysleli jsme řešení, díky kterému si již nebudete muset dělat žádné zbytečné starosti. Skládá se ze dvou částí: první z nich jsou naše otázky & odpovědi ohledně zavedení GDPR, ve kterých naleznete rady a související informace. Druhou je tento nákupní poradce, který objasňuje tři nejdůležitější a některá další kritéria pro výběr skartovače spisů: 1) pracovní prostředí, 2) třídy ochrany a stupně bezpečnosti a 3) výkon. Pusťme se tedy do toho!

1. V jakém pracovním prostředí bude Váš skartovač spisů používán?

Začněme nejprve něčím jednodušším: záchytný objem. Tento údaj definuje, kolik proužků papíru a částeček dokáže Váš skartovač pojmout, než jej bude třeba vyprázdnit. Čím více osob tedy bude skartovač spisů používat, tím větší by měl mít kapacitu. Níže jsme pro Vás sestavili stručný přehled pro nejběžnější situace.

Kancelář

  • Pro 1 – 3 osoby
  • Záchytný objem do 25 litrů
  • Použití přímo na pracovišti, pro malé kanceláře nebo pro soukromé použití
  • Příležitostné používání

Oddělení

  • Pro 4 – 8 osob
  • Záchytný objem do 85 litrů
  • Pravidelné používání

Velkoprostorová kancelář

  • Pro 9 a více osob
  • Záchytný objem od 86 litrů
  • Pro velkoprostorové kanceláře nebo celé patro
  • Permanentní používání

Průmysl

  • Záchytný objem od 290 l
  • Rovněž pro likvidaci digitálních datových nosičů
  • Pro permanentní používání

2. Jak důvěrné jsou dokumenty, které mají být skartovány?

Třídy ochrany a bezpečnostní stupně, to zní zpočátku pěkně komplikovaně. Není se však čeho bát, ve skutečnosti je to úplně jednoduché, pokud si uvědomíte, že vlastně záleží pouze na míře důvěrnosti dokumentů, které chcete skartovat. Řečeno ještě jednodušeji, pro nedůležité dokumenty stačí jednoduchý základní model, zatímco pro nejnovější přísně tajné údaje o obratu bude zapotřebí skutečně profesionální přístroj…

2.1 Třídy ochrany

Třída ochrany 1: běžná potřeba ochrany pro interní data
Pro informace, které jsou určeny a zpřístupněny větším skupinám osob. Neoprávněné zveřejnění by na firmu mělo omezené negativní dopady. Ochrana osobních údajů musí být zaručena. Příklady: korespondence, která neobsahuje know-how, katalogy, letákové zásilky, poznámky…

Třída ochrany 2: vysoká potřeba ochrany pro důvěrná data
Pro informace, které jsou omezeny na malý okruh osob. Neoprávněné šíření by mělo zásadní dopad na firmu a mohlo by představovat porušení smluvních povinností nebo zákonů. Ochrana osobních údajů musí odpovídat vysokým požadavkům. Příklady: korespondence obsahující know-how, jako jsou nabídky, poptávky, zápisky, vývěsky, osobní údaje…

Třída ochrany 3: velmi vysoká potřeba ochrany pro mimořádně důvěrná a tajná data
Pro informace, které jsou omezeny na malý, jmenovitě definovaný okruh osob oprávněných k přístupu. Neoprávněné šíření by mělo závažné důsledky ohrožující existenci firmy a představovalo by porušení služebního tajemství, smluv a zákonů. Ochrana osobních údajů musí být zaručena v neomezené míře. Příklady: podklady vedení firmy, dokumenty F&E, finanční údaje, tajné spisy…

2.2 Bezpečnostní stupně

Bezpečnostní stupně se u skartovačů spisů určují hlavně podle různých způsobů řezání. Platí zde, že čím menší je šířka proužků, resp. velikost částeček, tím vyšší je bezpečnostní stupeň.

Řezání na proužky

  • Dokumenty jsou řezány na jednoduché proužky.
  • Tento způsob se používá hlavně u základních přístrojů.
  • Maximální dosažený bezpečnostní stupeň: 2.

Křížový řez

  • Zpravidla splňuje požadavky bezpečnostního stupně 3.
  • Vhodný pro znehodnocení citlivých údajů.

Řezání na částečky

  • Splňuje požadavky bezpečnostního stupně 4 a vyšší (řezání na mikročástečky).
  • Bezkonkurenčně nejlepší volba, pokud chcete navždy dokonale znehodnotit citlivé údaje.

Bezpečnostní stupeň P-1

  • Všeobecné údaje
  • Reprodukce údajů není příliš náročná
Skartovače spisů - bezpečnostní stupně wt$

Bezpečnostní stupeň P-2

  • Interní údaje
  • Reprodukce údajů je náročná
Skartovače spisů - bezpečnostní stupně wt$

Bezpečnostní stupeň P-3

  • Citlivé údaje
  • Reprodukce údajů je velmi náročná
Skartovače spisů - bezpečnostní stupně wt$

Bezpečnostní stupeň P-4

  • Mimořádně citlivé údaje
  • Reprodukce údajů je mimořádně náročná
Skartovače spisů - bezpečnostní stupně wt$

Bezpečnostní stupeň P-5

  • Údaje vyžadující utajení
  • Reprodukce údajů je možná s nejistými výsledky
Skartovače spisů - bezpečnostní stupně wt$

Bezpečnostní stupeň P-6

  • Tajné údaje vyžadující mimořádná opatření
  • Reprodukce údajů je technicky nemožná
Skartovače spisů - bezpečnostní stupně wt$

Bezpečnostní stupeň P-7

  • Přísně tajné údaje vyžadující mimořádná opatření
  • Reprodukce údajů je vyloučená
Skartovače spisů - bezpečnostní stupně wt$

Důležité pokyny

Pokud mají být skartovány dokumenty spadající pod různé bezpečnostní stupně, doporučujeme dokumenty třídit. Není-li třídění možné, skartace musí být obecně prováděna jednotně podle vyššího bezpečnostního stupně, aby bylo minimalizováno riziko nedostatečného znehodnocení. Jednoduše řečeno: v případě pochybností zvolte vyšší třídu ochrany a vyšší bezpečnostní stupeň!

Kritéria GDPR
pro likvidaci osobních údajů splňují pouze skartovače s řezáním na částečky a bezpečnostním stupněm 4 nebo vyšším. Další informace naleznete v našich otázkách & odpovědích ohledně zavedení GDPR.

2.3 Přiřazení bezpečnostních stupňů ke třídám ochrany

Přiřazení těchto tří tříd ochrany k bezpečnostním stupňům lze provést s pomocí následující tabulky:

  • Třída ochrany 1: bezpečnostní stupeň 1 (*), 2, 3, 4 (**), 5 (**), 6 (**), 7 (**)
  • Třída ochrany 2: bezpečnostní stupeň 3, 4, 5, 6 (**), 7 (**)
  • Třída ochrany 3: bezpečnostní stupeň 4, 5, 6, 7

(*) Pro osobní údaje nelze tuto kombinaci aplikovat.

(**) Třídu ochrany lépe pokryje vyšší bezpečnostní stupeň.

3. Jak výkonný by měl Váš skartovač spisů být?

A na závěr opět něco jednoduchého: kromě záchytného objemu a způsobu řezání lze skartovače rozlišit také podle toho, kolik listů dokážou skartovat najednou. Údaje jsou přitom vždy uváděny pro formát papíru DIN A4 80 g/m². V našem sortimentu naleznete různé modely s kapacitou 4 až 60 listů a více. Stačí si tedy rozmyslet, kolik dokumentů ke skartaci se u Vás pravidelně vyskytuje a kolik času chcete každý den skartací strávit…

Takže jaký je výsledek kombinace kritérií 3, 2 a 1? Napoví Vám náš vyhledávač produktů!

Když nyní znáte nejdůležitější kritéria, která musíte při výběru skartovače zohlednit, čeká Vás již jen ten nejsnazší krok: klikněte na náš vyhledávač produktů, odpovězte na tři krátké otázky týkající se zmíněných témat a hotovo. Náš rozsáhlý sortiment skartovačů spisů jsme roztřídili tak, aby Vám byly nabídnuty vhodné modely pro všechny možné kombinace odpovědí.

Další funkce a kritéria pro výběr

Klasifikace materiálů a druhy datových nosičů

Kromě papíru je možné skartovat i další materiály, jejichž seznam naleznete níže. Každá třída materiálu má přiřazenou zkratku, která se uvádí před příslušným bezpečnostním stupněm – tedy např. P4 nebo O3. Na základě této kombinace můžete při výběru ihned rozpoznat, pro jaký účel je daný model vhodný.

  • P Produkty z papíru
  • F Informace ve zmenšené podobě, například filmy, mikrofilmy atd.
  • O Optické datové nosiče, např. CD, DVD a Blu-ray atd.
  • T Magnetické datové nosiče jako diskety, osobní doklady, magnetické pásky a kazety atd.
  • H Pevné disky s magnetickými datovými nosiči, notebooky a externí pevné disky
  • E Elektronické datové nosiče jako flash disky, diskové jednotky a mobilní telefony

Tip: Použijte v našem sortimentu skartovačů spisů kritéria filtrů na levé straně a omezte výběr ve filtru „řezaný materiál“ např. na hodnoty „kreditní karty“ nebo „CD/DVD“.

Autofeed

Některé z našich skartovačů zvládnou skartovat skutečně velký objem materiálu. Zlikvidují stohy papíru, aniž byste museli udělat cokoli navíc kromě jednoho stisknutí tlačítka. Stačí do skartovače vložit všechen materiál k likvidaci a stisknout tlačítko Start. Přístroj postupně automaticky vtáhne a skartuje všechny stohy papíru a Vy tím získáte čas navíc, který můžete využít ke smysluplnější činnosti.

Doplňkové funkce, jako je rozpoznávání kovu nebo ochrana proti přehřátí

Některé skartovače spisů mají speciální doplňkové funkce, díky kterým je jejich provoz ještě komfortnější. Patří k nim např. externí automatická olejnička, která udržuje hladký chod řezacích válců během skartování a zajišťuje tak rovnoměrně vysoký řezací výkon, nebo řezací mechanismus OMDD, který bez námahy rozřeže média jako CD/DVD, zákaznické a kreditní karty i diskety na nejmenší částečky (2 x 2 mm). Vyplatit se může rovněž automatická ochrana proti přehřátí, především pokud skartovač používáte velmi často – většina modelů konec konců není vhodná pro permanentní používání. Kvalitní přístroje s touto doplňkovou funkcí Vám proto zpravidla ukážou, kolik dokumentů ještě můžete skartovat, resp. jak dlouho ještě budete muset čekat, než skartovač opět dostatečně vychladne, aby mohl pracovat dále.

Velmi praktické je také rozpoznávání kovu – pokud někdy přehlédnete kancelářskou sponku, přístroj ihned dočasně přeruší provoz, dokud kovovou část neodstraníte.

Naše top výrobky z tohoto poradce
Nejprodávanější
Počet výrobků: 50
Změnit náhled:
Naše top kategorie z tohoto poradce