Otázky a odpovědi ohledně zavedení GDPR

Obecné nařízení EU o ochraně osobních údajů, resp. General Data Protection Regulation (GDPR), je nové nařízení Evropské unie, které – stručně shrnuto – sjednocuje pravidla pro zpracovávání osobních údajů soukromými firmami a veřejnými institucemi v rámci EU.

Je základní součástí rozsáhlé reformy ochrany osobních údajů EU, která byla Evropskou komisí představena v lednu 2012, a tvoří ho 99 článků v jedenácti kapitolách.

Osobní údaje jsou obecně řečeno všechny informace, na základě nichž je možné přímo nebo nepřímo identifikovat konkrétní osobu. Z právního hlediska zde postačuje již i obecná možnost identifikace. Osobními údaji jsou tedy např. jméno, adresa, e-mailová adresa, telefonní číslo, datum narození, údaje o účtu, registrační značka vozidla, údaje o bydlišti, zdravotní údaje, IP adresy, identifikace pro online přihlášení a soubory cookie.

Nařízení GDPR bylo schváleno již 24. května 2016. Pro zavedení byla stanovena přechodná doba do 25. května 2018. K tomuto konečnému termínu musí mít každá firma dokončeny všechny přípravy na GDPR.

GDPR platí v první řadě pro všechny firmy a úřady, které mají sídlo v rámci EU a zpracovávají osobní údaje jakéhokoli druhu – tzn. které tyto údaje shromažďují, ukládají a/nebo používají. Nařízení se týká rovněž poskytovatelů služeb, kteří zpracovávají data pro jiné firmy. GDPR však musejí dodržovat také mimoevropské firmy, pokud mají např. pobočku v EU nebo zpracovávají osobní údaje občanů EU.

Mnoho oblastní ochrany dat není nařízením GDPR nově regulováno, protože často byla převzata ustanovení směrnice o ochraně dat ES 95/46. Situace v jednotlivých zemích EU je ovšem velmi různá – čím vyšší dosavadní úroveň ochrany dat, tím méně konkrétních změn zavedených GDPR.

GDPR zahrnuje několik centrálních novinek. Kromě výrazně vyšších možných sankcí a rozšířené oblasti platnosti k nim například patří právo být zapomenut. Toto právo představuje nárok na smazání nebo zablokování osobních údajů, pokud již pro jejich používání není k dispozici oprávnění – například v případě, že zanikl účel pro zpracovávání těchto údajů, nebo pokud daná osoba odvolá svůj souhlas.

Nové je rovněž právo na přenositelnost osobních údajů (portabilita dat). Osoby nyní mají možnost svá data zcela konkrétně „přenést“ např. k jinému poskytovateli. GDPR kromě toho přesněji reguluje, kdy musí firmy jmenovat pověřence pro ochranu osobních údajů a kdy ne. Více podrobností o novinkách si můžete přečíst v uceleném článku zde.

GDPR zajišťuje lepší transparentnost, protože každý má právo zjistit, jaké z jeho údajů jsou kdy, kde a kým ukládány a shromažďovány a za jakým účelem. Současně je zjednodušen přístup k těmto údajům, což rovněž urychluje a usnadňuje případné smazání. Shrnuto a podtrženo: lepší kontrola!

Jedním ze základních cílů GDPR je odstranit „překážky pro volný pohyb osobních údajů“ v rámci EU jednotnými ustanoveními a související konkurenční rovností. Vycházejme tedy z toho, že se mnoho procesů zčásti výrazně zjednoduší. Evropská komise odhaduje ekonomickou výhodu jednotné ochrany osobních údajů v EU na 2,3 miliardy eur (viz také zde).

Oficiální úplný text nařízení naleznete zde na oficiálních internetových stránkách Evropské unie. Je k dispozici ve všech 24 úředních jazycích EU.

Ještě více podrobností naleznete na velmi přehledné informační oficiální internetové stránce Evropské komise ohledně GDPR.

Stručně řečeno musí být firma na základě GDPR schopná v plném rozsahu vysvětlit a zaručit účel, dobu, ukládání a mazání osobních údajů, aby dokázala bez problémů splnit ustanovení, jako je právo na přenositelnost osobních údajů nebo právo být zapomenut. Nebo jednodušeji formulováno: měli byste mít vždy a všude absolutní přehled o tom, které osobní údaje shromažďujete nebo zpracováváte a za jakým účelem – bez výjimky. Přesnější podrobnosti si prosím přečtěte v oficiálním znění nařízení.

V případě porušení ochrany osobních údajů musí odpovědné firmy neprodleně informovat osoby, kterých se porušení týká. Kromě toho musí být ve lhůtě 72 hodin informován kompetentní úřad pro dohled nad ochranou osobních údajů.

GDPR obsahuje mnohem vyšší trestní rámec než dosud, porušení ochrany dat proto mohou být od 25. května 2018 sankcionována silněji a tvrději. Nejvyšší pokuta pro firmy a organizace při nedodržení obecného nařízení o ochraně osobních údajů může činit až 20 milionů eur nebo 4 % ročního globálního obratu – podle toho, která hodnota je větší.

Odpověď je jednoduchá – protože velký podíl osobních údajů se stejně jako dříve nachází na papíře. Odhady vycházejí z toho, že se až 70 % těchto informací nenachází online, nýbrž na výpisech z účtů, dokladech, fakturách, daňových dokumentech, personalizovaných reklamních dokumentech atd. Tedy přímo před Vámi na Vašem psacím stole, ve Vaší skříni nebo – v nejhorším případě – v neskartované podobě ve Vašem koši.

Rizika, že se dokumenty s osobními údaji dostanou do nesprávných rukou, jsou velká. Patří k nim především typické příklady jako papíry zapomenuté v kopírce nebo důvěrné dokumenty, které skončí bezmyšlenkovitě v odpadkovém koši. Nebezpečné však mohou být i pevné disky, které nebyly odborně přepsány, nebo předání skartace spisů – a tím i kontroly – firmě zajišťující likvidaci odpadu.

Jednoduše: protože pouze s nimi budete moci zaručit, že budou dokumenty s osobními údaji zlikvidovány odborně a v souladu s požadavky GDPR. Pamatujte však, že požadavky GDPR splňují pouze skartovače s bezpečnostním stupněm P4 a vyšším – bližší informace naleznete v našem nákupním poradci pro skartovače spisů.

Rovněž zcela jednoduše – s námi. Existují tři třídy ochrany a sedm bezpečnostních stupňů. Všechny související informace si můžete přečíst v našem nákupním poradci pro skartovače spisů a při konkrétním hledání správného modelu Vám pomůže náš vyhledávač produktů pro skartovače spisů.

To nejjednodušší: kontaktujte nás. Náš zákaznický servis byl ohledně zavedení GDPR speciálně proškolen a rád Vám poskytne podrobné rady, který skartovač spisů je pro Vaše účely nejvhodnější. Stačí nám zavolat na telefonní číslo 800 950 950, napsat nám e-mail na adresu kaiserkraft@kaiserkraft.cz nebo využít náš kontaktní formulář.