Agilní kancelář: jak učinit lepší rozhodnutí pro úspěšnou budoucnost
Ve skladu, ve výrobě a vývoji, v zákaznickém managementu: rychlé přijetí správných rozhodnutí ještě nikdy nebylo tak důležité. Pokud mítinky, procesy a zařízení provozu připravujete podle principu Agile Work, v závodě o zákazníky, inovace a schopnost konkurence do budoucna máte velký náskok.
Nejistota jako princip při zařizování kanceláře: k čemu je agilní kancelář?
O Agile Work a pojmech jako Scrum nyní slýcháme velmi často. Postupující digitalizace totiž zažité způsoby práce a firemní struktury obrací vzhůru nohama – v každém odvětví, v každém typu provozu.
Kde dříve vládly dlouhé doby potřebné pro zpracování projektů, plánovatelné obchodní roky a jasně vymezené procesní jednotky, tam se dnes firemní svět musí vypořádávat s nejistotou, stále kratšími vývojovými a produktovými cykly, vyššími požadavky stakeholderů a neustálou komunikací a současností digitální ekonomiky.
Za těchto předpokladů již tradiční projektové a pracovní procesy v podstatě neslibují žádný úspěch. Softwarový průmysl to rozpoznal jako první a prostřednictvím Scrumu formuloval agilní produktový vývoj, který byl do detailu převzat pro každou firemní strukturu a všechny projektové procesy v širokém spektru.
Agilní firmy se vyznačují vysokou mírou flexibility a myšlením v sítích:
- Vícero projektových kroků je zpracováváno paralelně v (dílčích) týmech a plánování procesů je neustále přizpůsobováno.
- Členové projektu v interdisciplinárních týmech přijímají různé role a vykonávají úkoly flexibilně.
- Díky (obsahově a časově) jasně definovaným dílčím úkolům s náplní, jejíž výsledek přesto zůstává stále otevřený, je minimalizována časová náročnost projektů a úkolů a současně zvýšena kvalita výsledků.
- Změny, nepředvídané okolnosti nebo nové nápady jsou anticipovány a flexibilně a transparentně řešeny.
- Neustálá komunikace se všemi zúčastněnými a zákazníky zabraňuje chybnému vývoji nebo přijetí nesprávných závěrů.
Pro všechny tyto postupy jsou tradiční kancelářské struktury s pevnými pracovišti, samostatnými kancelářemi a staromódní prezentační technikou naprosto nevhodné. Protože jednotlivé faktory agilní firmy do sebe mohou zapadnout pouze v případě, že všichni účastníci procesu zůstávají nestále přesně v obraze. Už proto musí agilní kancelář disponovat prvky zařízení, které podporují agilní a Scrum principy:
- Otevřené a flexibilní rozvržení prostoru umožňující sestavení projektových týmů a rychlou komunikaci.
- Pomůcky pro vizualizaci a prezentaci na každém meeting pointu.
- Různé meeting pointy pro formální a neformální komunikaci (konferenční prostory vs. pult).
- Nabídka různých forem pracovišť (psací stůl, lounge, pracoviště pro práci vestoje) pro různé pracovní kroky.
- Optimální propojení analogových a digitálních pomůcek pro vizualizaci a prezentaci.
Scrum v agilní kanceláři: méně mítinků, více výsledků
Úspěšnost koncepce Scrumu spočívá na poznatku, že úspěšné výsledky projektů nelze od počátku přesně naplánovat. Rozvíjena je spíš vize výsledku, která vychází z důsledné analýzy potřeb zákazníka.
Tato vize, která se odráží v nadřazeném plánování (takzvaném Product Backlogu), je v průběhu vývoje stále nově přizpůsobována skutečné situaci prostřednictvím dílčích výsledků a podrobných úvah, resp. projektových kroků (Sprint Backlog).
Jinými slovy: vysoce komplexní projekty sice nebudou méně komplexní, avšak díky rozložení na dílčí kroky, jasnému přidělení rolí a správným technikám dokumentace a vizualizace se stanou snadněji uchopitelnými a realizovatelnými.
Klíčovým prvkem Scrumu jsou čtyři události nazývané mítinky, při kterých členové Scrum týmu sdílejí svou práci a výsledky s kolegy a dalšími důležitými zúčastněnými. Zvláštností těchto mítinků je vysoká míra formálnosti:
- Každá událost má přesné téma a podle toho přesně stanovený obsah.
- Každá událost se soustředí výhradně na toto téma.
- Každá událost má pevně daný časový rámec, který nesmí být překročen.
- Každá událost je pevně integrována do plánu průběhu projektu.
Ačkoli tato pravidla vypadají jednoduše, oproti typické kultuře mítinků jsou přesto naprosto revoluční. Zejména v počáteční fázi na cestě k agilní organizaci je proto zapotřebí silný moderátor a kouč, který přechod řídí. Ve Scrumu se tato role nazývá Scrum Master.
Ten je odpovědný nejen za plynulý průběh, ale i za to, aby byly dodrženy potřebné rámcové podmínky pro čtyři různé druhy mítinků. A to se týká také zařízení kanceláře.
Zařízení kanceláře pro agilní práci: čtyři scénáře, čtyři požadavky na vybavení
I když čtyři druhy mítinků podle Scrumu představují pouze část agilního způsobu práce, přesto jsou dokonalým příkladem souhry stanovených rámcových podmínek, zařízení a rozhodování v moderní firmě.
Při plánování sprintu je následující část projektu (sprint) představena v cílech a úkolech (tasks). Toto setkání se všemi rolemi ve Scrum Frameworku (nositelem rozhodnutí nazývaným Product Master, týmem a Scrum Masterem) trvá maximálně dvě hodiny na týdenní sprint a mělo by tedy probíhat v optimálně vybavené projektové místnosti s dostatkem pracovní plochy a moderní prezentační technikou.
Denní Scrum je každodenní zahajovací mítink Scrum týmu se Scrum Masterem. Trvá jen maximálně 15 minut a zaznamenává, čeho bylo nebo nebylo dosaženo v předchozím dni a jak bude vypadat nadcházející pracovní den. Tato setkání probíhají vestoje, aby byla dodržena požadovaná stručnost. Dokonalým místem pro setkání je zde pult, prakticky nutností je rovněž tabule s úkoly (tzv. taskboard) pro přehledné znázornění vyřízených a aktuálních úkolů.
Recenze sprintu představuje dílčí výsledek na konci sprintu. Při recenzi je žádána zpětná vazba od zákazníka ohledně aktuálního stavu produktu/projektu, která je poté implementována do plánování následujících kroků. Tento maximálně hodinový mítink týkající se týdenního sprintu by měl probíhat ve vhodné reprezentativní konferenční místnosti, ve které zákazník získá pozitivní dojem z firmy. Rovněž zde je nezbytná nejmodernější technika pro prezentace a přednášky.
Retrospektiva sprintu sice také prezentuje výsledek proběhlého sprintu, je však interní příležitostí pro tým, kdy se hodnotí způsob práce týmů a kde je prostor pro kritiku a sebereflexi. Toto 45minutové setkání by mělo probíhat v atraktivním, chráněném prostředí, stranou od vlastního pracoviště a „oficiálních“ mítinkových prostor. Vhodnou alternativou pro tento účel jsou lounge koutky se stoly a křesly pro bistro.
Jste připraveni na agilní kancelář? Jak zařídit moderní firmu
Optimální propojení analogových a digitálních pomůcek pro vizualizaci a prezentaci v agilní kanceláři by nemělo být podceňováno. S vizualizací a komunikací coby klíčovým určujícím faktorem získávají klasické bílé tabule a sady s flipchartem znovu na významu.
Bílá tabule je jako tzv. taskboard, strukturovaný na principu tabule pro Kanban, nezbytnou pomůckou při vizualizaci, protože umožňuje rozvíjení a přiřazování každodenních úkolů nebo větších plánovacích celků.
Tyto tabule by proto měly být nainstalovány tak, aby byly dobře viditelné a využitelné tam, kde se (každý den) setkávají týmy – tedy nejen v konferenční místnosti nebo kancelářích jednotlivců, ale i u pultu nebo na meeting pointu.
Agilní kancelář samozřejmě žije digitálním propojením. Plány a dokumentace jsou kolektivně zpracovávány v digitálních nástrojích. Proto je mobilní technika tak důležitá – tablety, notebooky, chytré telefony.
V agilní kanceláři tato zařízení můžete doplnit pomůckami pro prezentaci a práci, jako je stolní stojan pro tablet GO-TO™ nebo Capture APP sada, pomocí které můžete perfektně digitalizovat analogové nákresy na bílých tabulích.
Jasná formulace do budoucna: lépe přednášet znamená lépe pracovat
Motto Agile Work zní: mluvit méně, říci více, udělat více. Důležitou součástí agilní organizace jsou proto komunikativní školení a nová kultura mítinků. To vše vyžaduje trénink, nové nápady a čas.
S výběrem správného vybavení pro Vaši agilní kancelář Vám rádi pomůžeme také při osobním rozhovoru. Stačí nás kontaktovat.
