Pracovní prostředí a produktivita
3 osvědčené strategie pro organizaci pracoviště a zvýšení produktivity
Neproduktivní práce má spoustu tváří: na poradách členové týmu působí bez motivace, někteří zaměstnanci nápadně často chybí a kvalita práce je něco, co obecně schází. Tento výčet lze libovolně dále rozšiřovat a určitě sami dokážete přidat další příklady ze své provozovny.
Jako opatření, která mají toto zlepšit, se často používají obecné přístupy, jako například „Vsaďte na angažovanost!“ nebo „Zlepšete komunikaci!“. Jak z toho však odvodit konkrétní a použitelné strategie pro zvýšení produktivity?
Abychom dokázali odpovědět na tyto otázky, musíme se blíže podívat na aspekty, které výrazně ovlivňují produktivitu zaměstnanců v provozovně:
Pracoviště
Utváření a kvalita fyzického pracovního prostředí může produktivitu vašeho týmu zvýšit i snížit.
Pracovní procesy
Optimalizované pracovní procesy ve firmě zvyšují efektivitu, starají se o větší přehlednost a usnadňují spolupráci vašeho týmu – zkrátka přispívají k větší produktivitě.
Pracovní atmosféra
Dobrá firemní kultura se projeví na mentalitě zaměstnanců i na jejich vzájemných vztazích a odrazí se v kvalitě a produktivitě práce ve vaší provozovně.
Pozitivní změny v uvedených oblastech přitom pomohou zvýšit angažovanost zaměstnanců, zlepšit efektivitu vašeho týmu a konečně také snížit absenci. Pro každou oblast naleznete v tomto příspěvku nějakou strategii s konkrétními návrhy na zlepšení, které vám pomohou zavést nová opatření ke zvýšení produktivity nebo vylepšit stávající procesy v provozovně.
1. Příjemné pracovní prostředí podporující produktivitu práce
Začněme tím nejdůležitějším: kvalitou prostorů, v nichž vaši zaměstnanci pracují. Jaký vliv mají aspekty, jako jsou hluk, světlo nebo kvalita vzduchu, na produktivitu vašeho týmu? Přispívá vybavení prostor k tomu, aby mohli pracovat tvořivě a výkonně?
- Prostředí s nedostatečným osvětlením, špatný vzduch a vysoké teploty na pracovišti, případně hlukové zatížení ve výrobních a skladovacích prostorách nejenže ruší, ale v mnoha případech také způsobují zdravotní komplikace.
Nejlepší bude, když se zeptáte přímo zaměstnanců, jaké podmínky považují za zatěžující. I sotva znatelný hluk, jako je časté zvonění telefonu, může dlouhodobě narušovat soustředění a nepříznivě se projevovat na produktivitě. - Otevřená struktura pracoviště se společnou prací podporuje tvořivost a produktivitu. Nechcete nebo nemůžete realizovat kompletní přestavbu kanceláře?
Můžete například zvážit vybavení místností speciálně pro interaktivní metody hledání řešení nebo rozvoje myšlenek s analogovými prezentačními pomůckami a pohodlným sedacím nábytkem. - Posviťte si také na čistotu a pořádek prostor: Jasně strukturované a uklizené pracoviště bez povalujících se šanonů, naskládaných krabic nebo drobků na klávesnici pomůže vašim zaměstnancům s lepším soustředěním.
2. Efektivní pracovní procesy pro lehčí práci
I organizační procesy ve vaší provozovně mají vliv na výkonnost vašich zaměstnanců. Čím jsou pracovní procesy jasnější a strukturovanější, tím efektivněji a produktivněji váš tým může pracovat.
- Zlepšete pracovní postupy ve své firmě: jednotná struktura adresářů usnadňuje hledání dokumentů napříč různými odděleními, zatímco standardizované formuláře a schvalovací procesy se starají o bezproblémové a rychlé vyřizování každodenních úkonů.
- Spoustu úkonů spojených s nákupem nebo fakturací lze usnadnit použitím online nástrojů a automatizovaných řešení, jako je například elektronický systém nákupu. Ušetříte tím čas, zdroje a ulevíte svým zaměstnancům.
- Také můžete zjednodušit školení, která se opakují a pokaždé stojí spoustu času. Při zapracování nováčků a bezpečnostních školeních se nabízí využití návodů a standardizovaných školicích programů.
3. Pozitivní a otevřená firemní kultura
Produktivita, angažovanost a motivace jsou témata, která spolu úzce souvisí a vzájemně na sobě závisí. Poslední a současně nejdůležitější oblastí pro zvýšení produktivity je tedy velmi komplexní téma „atmosféra na pracovišti“.
- Rovnováha mezi pracovním a soukromým životem a právo na spolurozhodování ohledně pracovní doby zvyšují motivaci a tím i produktivitu. Dejte svým zaměstnancům možnost, aby si svou pracovní dobu flexibilně uzpůsobili.
Na několik dní jim nabídněte možnost práce z domova nebo dejte svému týmu více volného prostoru, jak trávit polední přestávku. Komu například vyhovuje prodloužit si jeden den v týdnu přestávku, ten může příští den přijít dříve. - Dobrá komunikace je velice rozsáhlé téma. Některé základní rady vám však na tomto místě můžeme dát. Vyhraďte si pravidelně čas a prostor na to, abyste si promluvili o zdánlivě „nedůležitých“ tématech každodenního života v kanceláři, a podporujte komunikaci o nich.
Na poradách dbejte na pozitivní komunikaci. Vyhněte se obviňování a vytahování starých problémů z minulosti a naopak se zaměřte na konstruktivní návrhy na zlepšení, které pomohou do budoucna. - Zdraví zaměstnanců se neomezuje pouze na výše zmíněné fyzické aspekty, ale týká se také mentální oblasti, s níž souvisí například úroveň stresu. Jde o choulostivou oblast, protože příliš mnoho i příliš málo stresu může způsobit pokles produktivity zaměstnance. V tomto ohledu byste proto měli svůj tým velmi dobře znát, abyste věděli, kdo potřebuje po dlouhodobých rutinních úkolech menší motivační posun zkrácením termínů? Kdo je v oblasti ještě poměrně nový, musí se toho hodně naučit a potřebuje spíše trochu odlehčit práci?
Buďte vytrvalí: zvyšování produktivity je nepřetržitý proces
Dobré zapojení zaměstnanců, efektivní organizace pracoviště a zvyšování produktivity jsou témata, jejichž realizace často postupuje jen pomalu. Nenechte se odradit množstvím možných (a často potřebných) opatření.
Nejprve si vyberte takové cíle, které se realizují nejsnáze. Pevně si stanovte termíny pro obtížené oblasti a přemýšlejte, která krátkodobá opatření chcete krok za krokem realizovat za účelem dosažení dlouhodobých komplexních cílů.
Kontaktujte nás!
V případě dalších dotazů jsme vám bezplatně k dispozici.