Nejlepší tipy pro novou open air kancelář
Venku je nové uvnitř
Myšlenky se rozbíhají, oči pálí, tělo si žádá trochu pohybu. Po hodinách strávených v kancelářské židli si většina zaměstnanců přeje jediné: dostat se ven na čerstvý vzduch.
Naše podvědomé pocity byly již dávno potvrzeny také vědecky: okolí plné podnětů, kyslík, světlo a fyzická aktivita nám pomáhají udržet kreativitu a výkonnost. Zařiďte se tedy tak, aby se z venku stalo nové uvnitř! Dobře vybavenými venkovními prostorami můžete zaměstnance pozvat, aby opustili prostředí kanceláře. Ať už se jedná o střešní terasu, zahradu nebo atrium, každá venkovní plocha otevírá rozmanité možnosti, daleko nad rámec pouhého trávení přestávek.
Sestavili jsme pro Vás nejlepší tipy pro novou open air office.
5 kroků k praktické úpravě venkovních prostor
Velké koncerny nám dávají příklad, jak mohou moderní venkovní prostory vypadat: Microsoft a Amazon například mají meetingové místnosti ve stromových domcích, Facebook pro své zaměstnance založil velkou střešní zahradu. Takové velké projekty jsou samozřejmě pro většinu malých a středních firem nereálné. Potenciál Vašich venkovních prostor však můžete využít i s menším rozpočtem.
Ukážeme Vám, na jakém vybavení záleží a jak můžete krok za krokem vytvořit atraktivní venkovní areál, který podpoří výkonnost. Nenechte se prosím odradit, pokud nemáte žádné větší venkovní plochy. Budete překvapeni, jak rychle se dá z malého proužky trávy vedle vstupu vytvořit prostor, kde se budete cítit dobře. Velikost není rozhodujícím faktorem. Mnohem důležitější je účelné a dobře promyšlené vybavení.
1. Nábytek: odpočinek a práce venku
Venkovní prostor koncipujte jako rozšíření kanceláře. Vybavení nábytkem by se proto mělo hodit k zařízení ostatních prostor a k Vaší corporate identity. V kreativním nebo start-up odvětví jsou například vhodným doplňkem závěsná lehátka, avšak v tradičnějších řemeslech pravděpodobně nebudou tou nejlepší volbou.
Mějte také stále na zřeteli účel použití: při obědě nebude právě praktickým řešením hluboký nábytek pro lounge. Vhodné jsou naproti tomu sestavy stolů a laviček, které navíc ušetří spoustu místa.
Nezapomeňte také, že Vaši zaměstnanci nebudou moci venku pracovat a pořádat meetingy, pokud v blízkosti nábytku nebudou k dispozici zásuvky a WLAN.
- Problémy s nedostatkem místa pomůže vyřešit multifunkční nábytek. Přenosné židle mohou být využity při jednání a následně přemístěny na sluníčko pro odpočinek o přestávce.
- Máte-li trochu víc místa, zřiďte různé zóny s vhodným nábytkem: jídelní prostor, koutek pro kuřáky s vysokými stoly, pohodlné židle nebo lehátka pro relaxaci.
- Dbejte na to, abyste venkovní nábytek nevybírali pouze podle atraktivního vzhledu, ale aby byl také robustní a odolný vůči působení povětrnostních vlivů. Další ochranu poskytne zastřešení.
2. Zastřešení: nenechte stát nikoho na dešti
Aby nebylo třeba se při každé přeháňce schovávat uvnitř, je zapotřebí nějaká střecha nad hlavou. To platí zejména pro venkovní prostory, které by zaměstnanci měli mít možnost využívat i za špatného počasí.
- Důležitými oblastmi vyžadujícími zastřešení jsou plochy se stojany pro jízdní kola, prostory pro kuřáky a jídelní, resp. meetingové prostory.
- Zastřešení prodlouží životnost nábytku a mnoha rostlin v nádobách.
- I když jsou tropické dny v našich zeměpisných šířkách omezeny na období několika týdnů, povinným vybavením jsou slunečníky nebo clony poskytující stín. Nikdo konec konců nechce pracovat nebo jíst na prudkém slunci.
3. Rostliny: minimální námaha, maximální efekt
Výhody, které nabízejí rostliny, se snažte využít na maximum: nejsou přehnaně drahé, ovšem jakýkoli ponurý kout nebo terasu obratem přemění na přírodní oázu. Zelené listy a barevné květy zlepšují náladu a prostor díky nim působí útulně. Pomocí truhlíků navíc můžete vhodně strukturovat větší plochy. Měly by být proto součástí každého dobře navrženého venkovního prostoru.
- Stromky a větší nádoby s rostlinami poslouží jako pohledová clona v meetingových prostorách a vytvoří útulné prostředí pro Vaše zaměstnance.
- Truhlíky s kolečky umožňují flexibilní přizpůsobení různým potřebám. Citlivé rostliny lze díky nim rovněž snadno přemístit na zimu dovnitř. Ušlechtileji a odolněji působí nádoby bez koleček. Použijte je v reprezentativních zónách, například u hlavního vstupu.
- Zatravněné plochy jsou mimořádně všestranné: zaměstnanci si zde mohou krátce odpočinout, zacvičit si nebo si protáhnout nohy.
4. Osvětlení: světlé venkovní plochy působí příjemně
Světlo ve venkovních prostorách má dvojí příznivý efekt: prodlužuje dobu, po kterou lze plochy využívat, takže krátké dny v chladné polovině roku nebo večerní akce venku již nebudou představovat žádný problém, a náladové osvětlení navíc venkovní plochy opticky zvýrazní.
- Kombinujte různé světelné zdroje v různých výškách. Například osvětlení fasády pomocí nástěnného zářiče s nepřímo nasvícenými rostlinami a jednotlivými světelnými body v úrovni země. Zajistíte tak atraktivní prostředí.
- Pokud se má venku také pracovat, dobré světlo v oblastech vybavených nábytkem je nezbytné. Akumulátorová LED svítidla nepotřebují elektrický kabel a umožňují flexibilní použití.
- Vaší povinností je zajistit dobré osvětlení cest pro bezpečnost všech osob. To platí zejména pro místa s nebezpečím zakopnutí, například schody.
- Všichni už odešli domů, ale světlo ještě svítí? Pohybová čidla Vám ušetří rozčilování nad vysokým účtem za elektřinu. V případě potřeby lze světlo snadno přepnout na trvalé svícení. Ekologickým řešením jsou solární svítidla.
5. Doplňky: malé věci s velkým účinkem
Vybrali jste vhodný nábytek, zajistili osvětlení a zastřešení a osázeli venkovní prostor rostlinami? Blahopřejeme, základ je hotov. Co ještě chybí, jsou malé, avšak rozhodující doplňky a předměty denní potřeby, které Vaší venkovní ploše dodají konečný vzhled.
- Jak intenzivně budou Vaši zaměstnanci venkovní prostor používat, závisí především na jeho atmosféře. Jak vytvoříte atmosféru? Zcela jednoduše: přidáte polštáře, přikrývky a stojany na svíčky. A co takhle prostor vybavit ledničkou na nápoje nebo stolem na stolní tenis? Venkovní ploše přidají na atraktivnosti také dekorační předměty, například fontánky, hezká miska nebo umělecké dílo.
- Do návrhu prostoru začleňte také stojany pro jízdní kola. Proč? Všechna kola budou uspořádaně a bezpečně uklizena a Vaše venkovní plocha bude bez porůznu opřených nebo odložených jízdních kol vypadat velkoryseji a profesionálněji.
- Banánové slupky, obaly, cigaretové nedopalky – i venku neustále vzniká odpad. Na strategická místa proto umístěte odpadkové koše a popelníky, aby Vaše venkovní prostory zůstaly uklizené a čisté. Ohnivzdorné modely a varianty s funkcí zhášení plamenů zvýší bezpečnost proti požáru.
- Nádoby a vozíky na posypový materiál připraví venkovní plochy na zimu. Vaši zaměstnanci si tak budou moci vychutnat čerstvý vzduch i za mrazu a náledí.
Dobré vědět! Ve fázi plánování si položte otázku: jak má být moje venkovní plocha využívána? Odpověď je rozhodující pro konkrétní návrh. Váš seznam by měl obsahovat následující body: Naše venkovní plocha má…
- povzbuzovat k pohybu
- poskytovat oddělený prostor pro kreativní přestávky
- umožnit společné stravování
- být vhodná pro meetingy pod širým nebem
- reprezentovat corporate image
- v létě nahradit prací stůl
- čas od času umožnit požádání afterwork akcí
- zvát k neformálním rozhovorům
Tip: Zapojte také Vaše zaměstnance. Možná existují další potřeby, které Vás hned nenapadly.
Venku se můžete uvolnit a načerpat energii
Pro Vaši pauzu vlastně existuje pouze jedno základní pravidlo: pryč od psacího stolu! Zda se k Vám zaměstnanci přidají, nebo svou přestávku raději stráví u počítače nebo jídlem v přestávkové místnosti, to bohužel těžko ovlivníte, protože přestávky jsou volným časem. Nemůžete sice určit, jak má ideální pauza vypadat, ale můžete dát ostatním dobrý příklad.
1. Jděte se projít
Aby si člověk skutečně vyčistil hlavu, měl by vyjít ven z budovy. Procházka projasní mysl a prokazatelně sníží také hladinu stresu. V zimě je procházka ještě důležitější pro načerpání denního světla a zahnání zasmušilé nálady, což vlastně platí i při zamračeném nebi. A ostatní, kteří chtějí raději zůstat uvnitř, by měli odložit telefon, e-maily a brouzdání na internetu. Raději si protáhněte nohy, protože pohyb svědčí každé přestávce a především Vám samotným.
2. Nemluvte (pouze) o práci
Načerpání pozitivní energie a návrat na pracoviště s hlavou plnou pozitivních myšlenek bohužel nebude fungovat, pokud přestávku strávíte mluvením či přemýšlením o práci nebo rozčilováním nad ní. Raději pěstujte sociální kontakty, bavte se o víkendu nebo sportech, které Vás zajímají. Dělejte to, co Vás baví – jen prosím nemluvte o práci.
3. Jezte – ale správně!
Kdo si dělá pravidelné přestávky na jídlo a konzumuje ho soustředěně a pomalu, projde svým pracovním dnem lépe a vyváženěji. Hladový člověk rychleji ztrácí koncentraci, je podrážděný a méně výkonný. Nemluvě o záchvatovitém přejídání, které navíc není zrovna nejzdravější. Nikdy nezapomeňte na to, že svět se během 5 minut nezblázní.
4. Po obědě si na chvíli lehněte
Power napping je dokonalým způsobem, jak během krátkého spánku opět rychle načerpat energii. Nespěte však nikdy déle než 20 minut: je třeba si nastavit budík, protože po 30 minutách již může nastat fáze hlubokého spánku. Vytržení se z hlubokého spánku by bylo v případě power napping kontraproduktivní.
5. Dělejte si krátké přestávky
Pětiminutové přestávky znáte ze školy. Odborníci říkají, že tyto krátké pauzy mají smysl – například pro krátký rozhovor s kolegy za účelem posílení vztahů nebo krátké zavření očí a provedení dechového cvičení.
Jak udržet venkovní prostory bezpečné a čisté
Vaše venkovní plochy se správně uplatní pouze v případě, že budou vždy uklizené a připravené k použití. Abyste mohli Vy i Vaši zaměstnanci venkovní prostory bez obav využívat, měli byste také zohlednit několik bezpečnostních aspektů.
Zastřešení
Venkovní plochy jsou chtě nechtě vystaveny povětrnostním podmínkám. V zastřešených oblastech si Vaši zaměstnanci budou moci vychutnávat čerstvý vzduch za horkého letního dne i deštivého počasí. Přístřešky a zastřešení ochrání prostory pro kuřáky nebo parkoviště jízdních kol před větrem a deštěm. Markýzy a slunečníky poskytnou efektivní ochranu Vašemu sedacímu nábytku.
Bezpečnost
Aby se Vaši zaměstnanci ve venkovních prostorách cítili dobře, musí být vždy zaručena jejich bezpečnost. Vysoké živé ploty, pevné ploty a zdi chrání nejen před zvědavými pohledy, ale i před nežádoucími vetřelci a vandalismem. Při sněhu a náledí v zimě musí být zaměstnanci chráněni před uklouznutím. Proto byste se měli vybavit posypovým materiálem a vozíky a nádobami na posypový materiál.
Čistota
Dobrým dojmem zapůsobí pouze uklizený venkovní areál. Péči, která je zapotřebí při správném úklidu kanceláře, byste proto měli věnovat také venkovnímu zařízení a udržovat Vaše venkovní prostory čisté v každém ročním období. Kromě toho se vyplatí instalace rohoží pro zachycování nečistot, které zabrání vnášení nečistoty zvenčí dovnitř.
Osvětlení
Zaměstnanci by měli mít možnost využívat venkovní prostory i v zimním období s kratšími dny. Musíte proto zajistit dobré osvětlení. Nesmí také dojít k tomu, že někdo za tmy sejde z cesty nebo se zraní. Solární svítidla jsou zde obzvláště praktická, protože nepotřebují žádný proud.
Prostory pro kuřáky
Zaměstnanci nekuřáci by neměli být nuceni pobývat v permanentním kouři, pokud tráví čas ve venkovních prostorách. Je proto vhodné vytvořit oddělenou zónu pro kuřáky. Vybavte ji popelníky. Zajistíte tak, že Vaše cesty a vstupní prostory nebudou znečištěny cigaretovými nedopalky.
Tip: Zapojte také Vaše zaměstnance. Možná existují další potřeby, které Vás hned nenapadly.
Kontaktujte nás!
S výběrem správných produktů pro Vaše venkovní prostory Vám rádi pomůžeme.