Otázky a odpovědi k agilní kanceláři
Jak agilní je vaše firma?
Agilnost – módní výraz, který již nějaký čas jistě zaznívá i ve Vaší firmě. Téměř všichni o ní mluví, ale mnozí neví, co přesně se za tímto výrazem skrývá. Oprávněně, protože kontext, ve kterém se slovo používá, je důležitý pro celkové pochopení. V mnoha různých konceptech pro agilní pracovní metody nemusí být snadné se vyznat.
Aby agilnost ve Vaší firmě nebyla pouhým slovem, ale představovala určitý postoj, měli by Vaši zaměstnanci znát význam, průběh a metody agilní práce. Proto jsme shromáždili a zodpověděli nejčastější otázky. Možná je tam i něco, co jste o agilnosti dosud nevěděli.
Co je to agilní práce? Co se rozumí pod tímto pojmem?
Agilní práce v rámci společnosti se zaměřuje na týmovou spolupráci. Klasická role managementu, který nese odpovědnost a zaměstnance, který vykonává, už neplatí. Mottem je nyní: „Pracujte chytřeji, ne tvrději“, protože při Agilní práci tým vždy přebírá společnou odpovědnost za učiněná rozhodnutí. Úkolem managementu je podporovat a upevňovat tým.
Vysvětlení pojmu
Na jakých principech je založen agilní práce?
- Zákazník je král: Ústředním bodem všech agilních metod je splnění potřeb zákazníka. To znamená, že všechny jeho problémy a očekávání se stanou středem všech agilních metod. Mimochodem: Výraz zákazník může být v tomto kontextu chápán doslovně nebo se může jednat o interní firemní zadavatele, kteří zadávají nějakou práci.
- Agilní pracovní proces probíhá vždy v týmu. Tým se organizuje sám, úzce spolupracuje a jedná na vlastní odpovědnost. Za optimální velikost týmu se zpravidla považuje pět až osm osob.
- Spolupráce na projektu by měla být dobrovolná, aby motivace byla a zůstala vysoká. Vždy by měly být poskytovány potřebné nástroje, protože chybějící prostředky a zdroje mohou zmenšit úspěch. Samozřejmě to není možné vždy. Pak by ale měla probíhat komunikace a vysvětlování, aby členové týmu nebyli stresovaní a nadále měli motivaci. Nepostradatelná je rovněž transparentnost.
- Členové týmu stanoví konkrétní měřitelné cíle nebo milníky. Úkoly, které je nutné splnit pro dosažení cílů, mají prioritu a jsou postupně plněny.
- Bez pravidelných schůzek to nejde. Aby byla zachována transparentnost, musí být pravidelně kontrolován stav vývoje a na jeho základě musejí být odvozovány a případně nově definovány další kroky.
- Každý agilní tým kontroluje sám své pokroky.
Odkdy existuje agilní práce?
Samozřejmě můžeme říci: „Odjakživa“, protože i stavba domu je například agilní. Viděno z vědeckého pohledu byly první teze a diskuse o agilní práci zveřejněny v 50. a 70. letech. Tak zvaný „Agilní manifest“ byl zveřejněn v roce 2001. Vztahuje se především na práci vývojářů softwaru, kteří hledali možnosti vytváření komplexních IT projektů. Z toho vznikly základní principy agilní práce.
Proč agilní?
Jaké jsou výhody agilní práce?
- Agilní práce je velmi efektivní
- V rámci agilních procesů lze rychle reagovat na změny
- Výrobek nebo stav se neustále zlepšuje; rychlá dílčí řešení pak vedou ke konečnému výsledku
- Kvalifikovaní a motivovaní zaměstnanci vidí rychle výsledky své práce a zůstávají motivovaní
Pozor: Předpokladem je, že firma podporuje a zavádí agilnost, aniž by si ji vynucovala. Protože bez zaměstnanců to nejde. To znamená pro vedoucí pracovníky, že musí dát důvěru a předat kontrolu, a pro zaměstnance, že musí převzít odpovědnost a žít týmovou prací.
Jaké jsou nevýhody agilní práce?
- Konečný produkt ani zkušenost koncového uživatele nejsou zpravidla tím, na co se soustředí práce agilního týmu. V závislosti na tom, jak komplexní je cesta ke konečnému produktu, mohou agilní dílčí řešení také představovat rozptylující prvek.
- V tradičně a konzervativně vedených koncernech může agilní princip práce kolidovat s formálními standardními procesy firmy. Agilní jednání zaměstnanců zřídka funguje v souladu s příkazy a neustálou kontrolou shora.
- Někteří zaměstnanci chtějí raději plnit příkazy shora a necítí se dobře, když je na ně přenesena velká odpovědnost.
Zavedení agilní práce
Jak se ve firmě zavádí agilní práce?
Zavedení agilních metod ve firmě znamená proces učení pro všechny zúčastněné. Proto mnoho firem využívá externí poradenství. Agilní organizační struktury se musejí vyvíjet pomalu, firma do nich musí takříkajíc dorůst. To trvá určitou dobu a je to do určité míry také agilní proces.
Nejdříve ze všeho by mělo být ve Vaší firmě vybudováno jednotné chápání agilnosti. Většina velkých firem sahá při zavádění agilních procesů po zaměstnancích, kteří již v minulosti prokazovali vysokou míru vlastní iniciativy a ochotu nést odpovědnost. Takoví zaměstnanci se hodí pro agilní týmy.
V prvních krocích by se mělo jak personální oddělení, tak i vedení firmy účastnit prvních týmových schůzek spíše v roli průvodce a pozorovatele, v žádném případě v roli vydavatele příkazů. Tak zvaná retrospektiva, schůzka opakující se zpravidla každé dva nebo čtyři týdny, je vhodná zejména proto, že se tam probírá, co proběhlo dobře a co méně dobře.
Z čeho vizniká základ agilního procesu?
Do každého agilního procesu patří tyto tři postupy:
- Pravidelné schůzky / daylies: Tak zvané stand-up meetingy, které zpravidla netrvají déle než 15 minut, se mohou konat každý den. V závislosti na pracovním tématu a potřebách skupiny však může probíhat i hodinová týdenní schůzka. V týmu by se mělo probírat, co každý jednotlivec potřebuje pro dosažení svých cílů a co může udělat pro podporu ostatních.
- Transparentnost: Na každé prezentační stěně je pro všechny zúčastněné srozumitelně znázorněno, kdo pracuje na jakém tématu, co je zařízeno a co je ještě třeba udělat. Pokud se vyskytnou problémy, které brání vyřízení úkolu, musí tam být zaznamenány. K tomu se zpravidla používá tabule Kanban. Tuto tabuli můžete sami vytvořit pomocí nástěnky a polí Post-It nebo můžete také pracovat s plánovacími tabulemi.
- Retrospektiva: Pravidelně probíhají meetingy, v rámci kterých se rekapituluje, co proběhlo dobře a co špatně. Proti negativním aspektům by měla být přijata vhodná opatření. Proto jsou pak vypracovány návrhy na zlepšení, které by měly být okamžitě realizovány.
Jak funguje agilní práce v rámci projektu?
Právě projekty jsou vhodné k tomu, abyste jednoduše vyzkoušeli agilní metody práce. Pomocí těchto postupů budou i Vaše projekty agilnější:
- Krok za krokem: Rozdělte velké projekty na malé dílčí projekty, které se také označují sprints a jejichž výsledek lze zveřejnit a jejichž úspěch je díky tomu měřitelný. Každý dílčí projekt odpovídá jednomu úkolu na tabuli Kanban. Pokud určité dílčí projekty uspořádáte do logického pořadí, protože na sebe navazují, automaticky již nastavíte priority pro časový plán projektu nebo tak zvaný roadmap.
Mimochodem: Do dílčího projektu můžete schovat další balíčky úkolů. Proto si členové projektu často vytvářejí také vlastní tabule Kanban, aby měli zaznamenané pokroky svých osobních úkolů. - Zachování flexibility: Abyste v rámci projektu mohli vždy rychle reagovat na změněné požadavky, je vždy konkrétně naplánován pouze příští, v některých případech ještě přespříští dílčí projekt. Vše, co má následovat potom, je sice zhruba zaznamenáno, ale detaily ještě nejsou stanoveny.
- Změna perspektivy: U všeho, co se v projektu nebo v dílčím projektu plánuje nebo realizuje, je ústředním bodem zákazník nebo uživatel. Vždy si položte otázky jako: „Jak mohu pomoci svému zákazníkovi, aby…“. Tak budete mít vždy na paměti smysl a účel projektu.
Agilní metody
Co je agilní management framework?
Agilní management framework vybudujete tehdy, když jste si jistí, že ve Vaší firmě chcete používat agilní pracovní procesy. To znamená, že vybudování frameworku nebo rámce vždy předchází zavedení agilních metod s pilotními skupinami. Tyto skupiny Vám pak mohou při vytváření frameworku pro Vaši firmu pomoci svými zkušenostmi. V podstatě existují dvě metody frameworku, které se většinou také obě používají: Scrum a Kanban. Společně se svými pilotními skupinami nyní určete, v jakých případech by měl být framework používán.
Ve vývoji softwaru existuje řada dalších metod, které se speciálně vztahují na tuto pracovní oblast. Méně vhodné jsou pro použití v jiných oblastech, jako je marketing, management výrobků nebo content management.
Co se rozumí pod pojmem technika Scrum?
Scrum znamená v češtině něco jako melu nebo skrumáž. To odpovídá, protože Scrum se zakládá na předpokladu, že projekty obecně jsou většinou tak komplexní, tedy že se toho děje tolik, že je těžké od začátku připravit kompletní plán projektu. Proto metoda Scrum nasadí proti skrumáži malý, intenzivně spolupracující tým. Tento tým spoléhá na to, že bude postupně budovat dílčí úkoly projektu (inkrementální), opakovat je (iterativní) a využívat zkušenosti získané během tohoto procesu (empirický).
Metoda Scrum se zakládá na třech základních principech: transparentnost, kontrola a přizpůsobení. To znamená, že všichni jsou neustále informováni o stavu projektu i o možných problémech, které by mohly zabránit pokroku. Pravidelně je kontrolováno, jestli plánované pracovní kroky ještě mají smysl. A případně je plán vývoje přizpůsoben novým požadavkům.
U metody Scrum se velký projekt skládá z mnoha dílčích projektů. V rámci dílčího projektu se musejí plnit úkoly. Tyto úkoly zpracovává realizační tým během pevně stanoveného období, tak zvaného sprintu.
Aby bylo možné dodržet předepsané postupy v rámci procesu Scrum, jsou v rámci týmu Scrum pevně definované role.
Jaké role existují v klasickém projektu Scrum?
Ve vývoji softwaru existuje pět typických rolí, které by měly být vždy zastoupeny, aby byl agilní projekt úspěšný:
- Scrum Master: Je jakýmsi strážcem agilního rámce. Současně je kontaktní osobou pro svůj vývojový tým. Zná pozadí a souvislosti projektu, radí týmu a pokouší se držet zbytečná omezení mimo tým. Jeho nejdůležitějším sparring partnerem je Product Owner. Společně s ním stanovuje úkoly v rámci dílčího projektu.
- Product Owner: Stanovuje pro projektový tým cíle dílčího projektu v tak zvaných sprints. Přitom musí zajistit, aby všichni zúčastnění chápali požadavky. Protože odpovídá za projekt, vytváří také jednotlivé balíčky úkolů v rámci dílčího projektu. To znamená, že Product Owner určuje priority v tom smyslu, jaký úkol je nejdůležitější a jaký může být realizován později.
- Subject Matter Expert: Je osoba, která má znalosti o určitých tématech. A protože jeden člověk neví všechno, ale mnoho osob zná různé věci, hovoří se v agilním managementu projektů také o tak zvané Subject Matter Group. Členy této skupiny jsou většinou osoby, které stanovují požadavky na Product Ownera, jenž pak tyto požadavky přijímá, probírá s realizačním týmem a určuje jejich priority.
- Business Owner: Je osoba, která projekt vůbec umožní. Je to takříkajíc „hlavní sponzor“. Odpovědnost však předává na Product Ownera. Ten se pak musí na Business Ownera obracet v případech, že potřebuje další podporu – většinou finanční.
- Vývojářský tým: Je tvořen lidmi, kteří skutečně pracují na projektu. Realizují požadavky, jejichž priority předtím stanovil Product Owner.
Co znamená Kanban?
Pomocí metody Kanban můžete znázorňovat požadavky kladené na Váš projektový tým, určovat jejich priority a znázorňovat pokrok při realizaci těchto požadavků. Každý úkol je uveden na jedné kartičce.
Průběh:
Začnete tím, že kartičku umístíte do sloupce, tak zvaného backlogu, nebo do seznamu úkolů, jejichž priority musejí být stanoveny až v dalším kroku.
Ve vedlejším sloupci uspořádáte pouze požadavky, které mají prioritu a musejí být vyřízeny jako první. Můžeme je nazvat například „ke zpracování“.
Každý pracovník v týmu dostane jeden z těchto úkolů. Většinou rozhodují sami jednotliví členové týmu o tom, jaký úkol převezmou.
Když je úkol dokončen, přesune se kartička ze sloupce „ke zpracování“ do sloupce „vyřízeno“.
Pokud zůstává příliš mnoho kartiček viset ve sloupci „ke zpracování“, všichni to vidí a je možné okamžitě zakročit a vypracovat řešení nutná pro realizaci úkolu.
Mimochodem: Každý projekt se v podstatě skládá z jednotlivých úkolů nebo balíčků prací. Proto je Kanban metodou, kterou můžete využívat pro všechny projekty a spojovat ji s jinými metodami.
Jaký je rodzíl mezi metodami Scrum a Kanban?
V zásadě mají oba rámce podobné procesy. Metoda Scrum je však do vyšší míry řízena předpisy. To znamená, že procesy jsou závaznější. Přidělené role v rámci týmu znamenají vyšší stupeň odpovědnosti a o dohodnutých termínech nelze vyjednávat. Metoda Kanban je naproti tomu trochu volnější. Zde jde více o transparentnost. Pracovní úkol se může i nezpracovaný přesunout do dalšího týdne, aniž by bylo nutné kompletně nové stanovení priorit. Metoda Kanban je tedy informativnější, ale také trochu „více neorganizovaná“ než metoda Scrum.
Upozornění: V mnoha firmách jsou často využívány kombinované formy metod Scrum a Kanban. Tyto formy se vyvíjejí automaticky z agilních pracovních kroků. A už pro ně vznikl i název: Scrumban.